Корпоративный праздник - это один из самых мощных инструментов управления внутренним климатом компании. Но речь пойдет не о его пользе, а о бюджете корпоратива и правильной его разработке. Ведь если разбить организацию корпоративного праздника на составляющие, получим примерно следующее: кейтеринг, аренда площадки, аренда оборудования, приглашение выступающих персон и множество других компонентов, характерных и для организации обычного праздника.
Составляющие бюджета
Понятно, что в разработке корпоратива все относительно индивидуально, поэтому в рамках нескольких абзацев материала у нас вряд ли получится дать исчерпывающую информацию по каждой детали некоего стандартного бюджета корпоративного праздника, поэтому мы остановимся лишь на самых важных моментах.
Первое - это площадка для проведения. От этого пункта, в конечном счете, может зависеть многое в нашем бюджете, и, как правило, если бюджет решают оптимизировать, то площадка - это один из тех пунктов, с которых начинают, но об этом чуть ниже. В то же время площадка для проведения корпоратива - далеко не самая, условно говоря, гибкая статья нашего бюджета: если мы хотим сэкономить, то зачастую нам придется попросту искать другое место.
Следующий момент - производство сопровождающих и раздаточных материалов. Форматы корпоративных праздников бывают совершенно разные (от тренингов и до крупных корпоративов), следовательно, и "раздатка" может быть какой угодно в зависимости от ситуации. Но есть один общий момент: работаем ли мы в рамках нашего проекта с нашими сотрудниками или же работаем с нашими партнерами, - в любом случае, раздаточные материалы должны быть разработаны и изготовлены на самом высоком уровне, ведь в контексте ивента они являются частью нашего бренда.
Самый сложный в плане работы с ним компонент - это, если обобщить, наполнение проекта. С точки зрения бюджета корпоратива, эта составляющая может быть представлена как в виде одного пункта (к примеру, если мы сотрудничаем с неким агентством или компанией, предоставляющей решение "под ключ"), так и в виде десятка связанных друг с другом пунктов. Главная проблема тут - не запутаться и всегда иметь четкое представление о том, на что именно тратятся те или иные деньги.
Последний пункт бюджета, о котором пойдет речь в данной части нашего материала, - это кейтеринг, который присутствует практически всегда вне зависимости от формата корпоративного праздника, его контента или целевой аудитории.
Оптимизация бюджета
Большинство ивент-экспертов в один голос скажут нам, что одна из составляющих по-настоящему эффективного корпоративного праздника - это грамотная оптимизация бюджета. Что понимается под этим процессом? Не просто односторонняя экономия на всем и вся, а поиск баланса, при котором удастся претворить в жизнь все задуманное, оставаясь в рамках выделенных средств. К слову, не стоит откладывать эту работу "на потом", - она должна начинаться уже во время разработки самого бюджета.
Кроме того, сразу отметим, что один из самых надежных способов снизить затраты на проект заключается в оптимизации не столько бюджета, сколько подготовительных работ. Другими словами, чем раньше мы проведем все подготовительные работы, тем дешевле они будут стоить. В качестве примера: если разрабатывать и производить раздаточные материалы за неделю до старта нашего корпоративного праздника, то это будут одни затраты (возможно, например, применение подрядчиком коэффициента за срочность), а если за месяц, то совершенно другие.
Еще один неплохой ход - постараться сотрудничать с меньшим числом подрядчиков. Разумеется, как уже упоминалось, каждый проект имеет свои специфичные нюансы, но всегда имеет смысл рассмотреть в качестве базового, главного подрядчика некое крупное агентство с хорошей репутацией и богатыми возможностями, которое сможет взять на себя реализацию большинства стоящих перед проектом задач, прежде чем начинать обзванивать несколько десятков компаний поменьше и с более узкой специализацией. На первый взгляд, может показаться, что если мы будем напрямую работать с каждым подрядчиком, отвечающим за свою небольшую область (к примеру, кейтеринг или аренда оборудования), то сможем в некоторой степени сократить затраты по каждой из статей. Однако практика показывает, что в большинстве ситуаций экономически это будет менее выгодно. Арифметика проста: во-первых, за счет больших объемов крупное агентство может предоставить нам какие-то дополнительные скидки, а, во-вторых, у подобных компаний уже существуют свои отработанные схемы взаимодействия с большим числом проверенных и ответственных подрядчиков.
И, наконец, нельзя не упомянуть еще об одном довольно важном моменте. Если компания располагает каким-то своими ресурсами, то не стоит забывать о них во время разработки корпоратива и его бюджета. К примеру, в качестве площадки для проведения иногда может использоваться собственный офис компании или одна из его частей, если ситуация позволяет.
Риски
Цена ошибки на стадии формирования бюджета и работы с ним невероятно высока, так как в дальнейшем она может вовсе свести все наши усилия по организации успешного корпоративного праздника на нет, а проект окажется провальным. Нередки случаи, когда уже во время ивента приходилось отказываться от некоторых его запланированных компонентов лишь потому, что бюджет был посчитан неверно, и ресурсов у компании не осталось.
Один из самых значимых рисков тут - неправильное или неадекватное представление о наших возможностях. Современная ивент-практика знает огромное количество примеров, когда специалисты, занимавшиеся формированием бюджета корпоративного праздника, опирались в своей работе на неверные цифры или неверные данные. Иными словами, если мы в теории имеем некую сумму, в которую необходимо уложиться, то следует перепроверить, будет ли она доступна на самом деле. К слову, описанная проблема характерна вообще для любых видов специальных мероприятий.
Еще одна ошибка, которая куда чаще встречается именно в деле проведения корпоративов, нежели в деле проведения классических праздников, заключается, условно говоря, в неверном определении ориентиров. Очень часто компании составляют бюджет исходя из своих желаний, а не своих возможностей. Если в случае классического специального мероприятия все вопросы снимаются буквально при первом же контакте с будущими подрядчиками, то в случае корпоратива неясность по некоторым пунктам может развеяться слишком поздно, и проект окажется реализованным не до конца.
Последний риск, о котором пойдет речь в сегодняшнем материале, касается, условно говоря, времени. Мы всегда должны понимать не только, сколько нам нужно будет заплатить за те или иные услуги подрядчиков, но и когда нам необходимо будет это сделать. Ивент-практика знает огромное количество корпоративов, которые оказывались под угрозой срыва как раз по причине несвоевременных выплат. В заключение же нам остается еще раз напомнить, что, да, по большому счету, работа с бюджетом корпоративного праздника очень похожа на работу с бюджетом обычного праздника, однако если не учесть ряд специфических моментов в рамках такой работы, то велик риск допустить ошибку на том или ином этапе, ухудшив конечный результат проекта
|
Главная